|
Каждому работающему человеку, вне зависимости от ранга и статуса, рано или поздно приходится вести деловую переписку. Конечно это не такое интересное и захватывающее занятие как продвижение своего проекта, переговоры с важными клиентами или презентации, но правильная деловая переписка может сыграть очень важную роль в вашем бизнесе.
Есть несколько видов писем, которыми волей-неволей вам придется пользоваться в своей работе: заявление о приеме на работу, письмо-предложение, служебная записка, благодарственное письмо и другие. Поскольку разные письма имеют разную направленность они пишутся разными способами. Однако несмотря на разницу в содержании писем ключевые компоненты их написания остаются неизменными. Это к примеру схема письма и его правильное оформление.
При написании письма помните, что оно должно быть предельно сжатым, понятным, написанным правильным деловым языком и занимать не более страницы. Итак общее в написание любого делового письма это три основных пункта которых надо неукоснительно придерживаться.
В первую очередь письмо должно иметь правильный заголовок который в краткой и броской форме раскроет содержание вашего послания. Может случится так, что ваше письмо не заинтересует потенциальных партнеров, но со временем ситуация изменится и они захотят обсудить ваше предложение. Как раз для упрощения поиска вашего письма среди вороха других и надо использовать броское название.
Во вторых вы должны четко и ясно изложить цель вашего письма. Если речь идет о переписке то ни в коем случаю нельзя забывать о просьбах или вопросах на которые вас просили ответить в прошлом письме, если таковых нет то лучше сразу начать с главного предмета разговора. Признаком деловой этики и хорошего тона считается размещение главной информации в не более чем пяти абзацах, помните, что читая ваше письмо адресат тратит свое время и не стоит его отнимать лишними деталями ведь это все будет отражено в последующем договоре или контракте.
В заключительной части письма уделите пару строк пожеланиям всего доброго и наилучшего, а затем обязательно укажите на свою заинтересованность в скорейшей личной встрече для обсуждения деталей, но не повторяйте главную часть письма дабы не перегружать письмо и не повторять его основную часть.
|
